Порядок рассмотрения обращений

1. Порядок рассмотрения обращений. 

I. Общие положения 

1. Работа с обращениями граждан в академии ведется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», приказом ФСИН России от 10.08.2011 № 463 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний», Уставом академии и иными локальными правовыми актами.

2. В академии рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее – обращения) по вопросам, относящимся к компетенции вуза, поступающие в письменной форме, в форме электронного сообщения, в том числе перенаправленные посредством СЭД УИС или устного обращения к руководству образовательного учреждения во время личного приема граждан.

3. Гражданин в своем письменном обращении должен указать наименование академии либо должность, фамилию, имя, отчество начальника или заместителя начальника академии, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложить суть предложения, заявления или жалобы, поставить личную подпись и дату.

4. Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков их исполнения возлагается на руководителей структурных подразделений, в которые, по резолюции руководства академии, для исполнения передано обращение.

5. Регистрацию поступающих в академию обращений граждан, а также контроль за своевременным и полным рассмотрением поступающих предложений, заявлений и жалоб осуществляет секретариат академии.

6. Заседания комиссии по работе с письменными и устными обращениями граждан (далее – комиссия) проводятся не реже одного раза в полугодие. Ее основной задачей является выработка решений, направленных на совершенствование этой работы, устранение причин и условий, порождающих жалобы. В своей деятельности комиссия руководствуется настоящей Инструкцией и нормами действующего законодательства.

7. Предметом контроля являются сроки и полнота рассмотрения поставленных в обращении вопросов, объективность и тщательность проверки изложенных в нем сведений, обоснованность и законность принятых по обращению решений, своевременность его разрешения и направления ответа заявителю.

8. Анализ состояния работы по рассмотрению обращений граждан рассматривается ежегодно на совещании при начальнике академии.

II. Порядок работы с письменными обращениями граждан

9. Обращения граждан подлежат обязательной регистрации в секретариате академии в течение трех дней с момента поступления.

10. Регистрация производится в федеральной государственной информационной системе «Электронный документооборот уголовно-исполнительной системы» (далее – СЭД УИС). При регистрации поступивших обращений граждан в СЭД УИС производятся создание регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК) в СЭД с автоматическим присвоением регистрационного номера документа и внесение необходимых сведений о документе в РКК (сведения об адресате, исходящие реквизиты документа, количество листов и т.д.). Сотрудником секретариата для обращений граждан, подлежащих постановке на контроль, в РКК проставляется признак контроля.

11. Обращения граждан, поступающие на бумажных носителях, сканируются, электронные образы (файлы) прикрепляются к созданной РКК. Порядковый регистрационный номер печатается на первом листе письма или заявления, а на поступившем из других учреждений, органов и организаций – на сопроводительном документе или поручении. Конверты, в которых поступили письма, сохраняются в течение всего периода их разрешения, после чего уничтожаются.

12. Вся переписка по письмам ведется за номером, присвоенным при регистрации. Ответы на обращения граждан регистрируются в СЭД УИС
и направляются по указанным адресам заявителям.

13. В случае наличия в обращениях граждан информации о ранее направленных обращениях в созданной РКК устанавливается связь с существующими РКК соответствующих обращений граждан.

14. Зарегистрированные обращения, не требующие доклада руководству академии, в зависимости от содержания, передаются для исполнения в соответствующие структурные подразделения академии, на руководителей которых возлагается ответственность за соблюдение сроков и качество рассмотрения.

15. Обращения передаются исполнителю или в другие структурные подразделения только через секретариат с созданием соответствующего поручения в СЭД УИС.

16. Руководители структурных подразделений обязаны своевременно информировать секретариат о результатах рассмотрений обращений.

17. Обращения по вопросам, не входящим в сферу деятельности академии, в течение семи дней со дня регистрации направляются в органы государственной власти, обладающие соответствующей компетенцией, с сопроводительным письмом за подписью начальника (заместителя начальника) академии, с письменным уведомлением заявителя о переадресации обращения.

18. Поступившие обращения рассматриваются в структурных подразделениях – исполнителях в течение 30 дней со дня их регистрации в секретариате академии. Срок их рассмотрения исчисляется со дня регистрации в секретариате по день направления заявителю ответа. В исключительных случаях срок рассмотрения письменного обращения на основании мотивированного рапорта руководителя подразделения – исполнителя, согласованного с секретариатом, может быть продлен начальником (заместителем начальника) академии, давшим соответствующее поручение на срок не более 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения письменно уведомляется заявитель. Копии мотивированного рапорта с резолюцией о продлении срока рассмотрения обращения и уведомления заявителя передаются исполнителем в секретариат.

19. Поручения по обращениям граждан передаются исполнителю в максимально короткие сроки, как правило, не позднее следующего дня с момента вынесения резолюции.

20. Рассмотрение обращения, порученное руководителем, подписавшим резолюцию, нескольким структурным подразделениям, координирует структурное подразделение, указанное в резолюции первым. Ответ на такое обращение должен быть согласован со всеми структурными подразделениями, участвующими в рассмотрении. Структурные подразделения, участвующие в рассмотрении обращения, обязаны в течение 15 дней представить структурному подразделению, ответственному за исполнение обращения, документы и материалы, необходимые для ответа, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющую государственную тайну или иную охраняемую законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает руководитель, давший поручение.

21. При поступлении обращений, содержащих вопросы, решение которых не входит в компетенцию академии, исполнитель обязан обеспечить направление обращения в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

22. Обращения, поступившие в академию из ФСИН России или других органов государственной власти, ставятся на особый контроль при необходимости письменного информирования указанных государственных органов и учреждений о результатах рассмотрения. Ответы на такие обращения подписывает начальник академии.

23. Если при проверке обращения выявлены нарушения законных прав и интересов граждан, недостатки в деятельности академии, то по результатам поверки обращения составляется мотивированное заключение, которое должно содержать объективный анализ собранных материалов. Также в заключении должно быть указано, какие конкретно приняты меры по устранению выявленных недостатков.

24. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме. В случае устного ответа в карточках личного приема делается отметка о доведении заявителю результатов рассмотрения в личной беседе либо по телефону.

25. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенным противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

26. Не рассматриваются по существу обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу сотрудников академии и членов их семей, а также обращения, текст которых не поддается прочтению. Авторам таких обращений направляются сообщения о недопустимости злоупотребления правом обращений.

27. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведения, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

28. Начальник академии на основании служебной записки руководителя подразделения-исполнителя вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по вопросу, на который ему неоднократно направлялись письменные ответы по существу, при условиях, что в очередном сообщении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Об указанном решении уведомляется автор обращения.

29. После окончания проверки и фактического исполнения письмо вместе с материалами возвращается в секретариат с пометкой должностного лица, принявшего решение об окончании рассмотрения обращения.

30. Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в секретариате академии отдельно от других документов. Документы подшиваются в отдельное номенклатурное дело в хронологическом и алфавитном порядке. Повторные письма и документы, касающиеся проверки по ним, подшиваются, как правило, к первичным документам.

31. Ответы на обращения оформляются на бланке академии за подписью начальника (заместителя начальника) академии.

32. Ответы на обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, направляются по почтовому адресу, указанному в обращении.

33. При представлении сопроводительных писем для регистрации исполнитель обязан обеспечить передачу оригиналов обращений граждан
в секретариат.

34. Запрещается регистрация ответов на обращения граждан в структурных подразделениях академии, за исключением секретариата.

35. После регистрации секретариатом ответа на обращения граждан исполнитель обязан обеспечить отправку сопроводительного письма
с ответом заявителю заказным письмом с уведомлением с последующим представлением в секретариат документов, подтверждающих отправку ответа заявителю, для учета и хранения.

III. Порядок работы с электронными обращениями граждан

36. Обращения, направленные в электронном виде через официальный сайт Академии ФСИН России, поступают в службу делопроизводства Академии ФСИН России и в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» регистрируются в трехдневный срок и рассматриваются в порядке, установленном Федеральным законом.

37. Обращения по вопросам, не относящимся к деятельности академии, в течение семи дней со дня регистрации направляются в органы государственной власти, к непосредственному ведению которых относится разрешение поставленных в обращении вопросов, с сопроводительным письмом за подписью начальника (заместителя начальника) академии с уведомлением заявителя о переадресации обращения.

38. Регистрация производится в федеральной государственной информационной системе «Электронный документооборот уголовно-исполнительной системы» (далее – СЭД УИС). При регистрации поступивших обращений граждан производятся создание регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК) в СЭД с автоматическим присвоением регистрационного номера документа и внесение необходимых сведений о документе в РКК (сведения об адресате, исходящие реквизиты документа, количество листов и т.д.). Сотрудником секретариата для обращений граждан, подлежащих постановке на контроль, в РКК проставляется признак контроля.

39. Обращения передаются исполнителю или в другие структурные подразделения только через секретариат с созданием соответствующего поручения в СЭД УИС.

40. Ответ на обращение, поступившее в электронном виде, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

41. Обращения в электронном виде, поступившие с неполной или неточной информацией об отправителе, без указания фамилии, имени и отчества (последнее – при наличии), адреса электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, или почтового адреса, если ответ должен быть направлен в письменной форме, рассмотрению не подлежат.

42. Не направляется ответ по существу поставленного в обращении вопроса, если в нем могут быть разглашены сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Автору дается соответствующее письменное разъяснение.

43. Информация о персональных данных авторов обращений, направленных в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований законодательства о персональных данных.