Задачи и функции

Секретариат является самостоятельным структурным подразделением академии, организующим документационное обеспечение ее деятельности, осуществляющим контроль за состоянием работы по защите государственной тайны, ведением делопроизводства, архивного дела, исполнения писем, жалоб и заявлений граждан.

Положение о секретариате федерального казенного образовательного учреждения высшего образования "Академии права и управления Федеральной службы исполнения наказаний" утверждено приказом  начальника академии от 15.12.2020 № 682. 

Положение о секретариате

Основными задачами секретариата являются:

документационное ведение несекретного делопроизводства;

обеспечение установленного в академии режима секретности при проведении работ со сведениями, составляющими государственную тайну (начальник секретариата и начальник архива);

обеспечение защиты государственной тайны (начальник секретариата и начальник архива), служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

создание надежной системы разграничения доступа к носителям сведений, составляющих государственную тайну (начальник секретариата и начальник архива), а также к документам с пометкой «Для служебного пользования»;

организация и контроль деятельности всех структурных подразделений академии по защите служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

учет и хранение правоустанавливающих и учредительных документов академии (устав, свидетельство, лицензии и документы на право ведения образовательной деятельности в сфере высшего образования и аккредитации специальностей и направлений подготовки);

хранение и использование первой мастичной гербовой печати;

организация приема граждан, а также организация своевременного рассмотрения поступающих обращений, заявлений, жалоб граждан и организаций, обеспечение контроля за своевременностью их рассмотрения;

организация и ведение архивной работы в академии. 

Основными функциями секретариата являются:

обеспечивает своевременное рассмотрение и подготовку служебных документов на доклад начальнику академии, а также направление поступивших служебных документов, не требующих доклада начальнику академии, на рассмотрение заместителям начальника академии и начальникам структурных подразделений;

ведет учет поручений начальника академии по рассмотренным служебным документам и обеспечение их направления в соответствующие структурные подразделения академии;

ведет делопроизводство в федеральной государственной информационной системе «Электронный документооборот уголовно-исполнительной системы» в учреждениях и органах УИС (далее – ФГИС СЭД УИС) в части регистрации поступающей в академию корреспонденции, доклада начальнику академии и передачи исполнителям входящих документов, нормативно-правовых актов, обращений граждан, внутренних документов, организационно-распорядительных документов;

осуществляет контроль за соблюдением сроков и порядка исполнения контрольных документов, в том числе организационно-распорядительных и иных документов ФСИН России;

организует получение входящей и отправки исходящей несекретной служебной корреспонденции через Отдел Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Рязани, Управление специальной связи по Рязанской области, Управление федеральной почтовой связи Рязанской области и по ФГИС СЭД УИС;

организует работу по заключению государственных контрактов на приобретение почтовых марок, а также отправку несекретной служебной корреспонденции;

обобщает сведения, полученные от структурных подразделений академии, об объемах документооборота, систематический анализ служебной переписки, составление единой сводки;

подготавливает на основании предложений структурных подразделений академии сводную номенклатуру дел, представляет ее на рассмотрение в экспертную комиссию и утверждение начальнику академии;

1 раз в полугодие представляет в управление делами ФСИН России сведения об объемах документооборота в академии;

представляет предложения руководству академии по возможным путям оптимизации объемов документооборота;

осуществляет учет журналов;

в соответствии со сводной номенклатурой дел академии заводит необходимые дела и журналы;

заверяет первой мастичной гербовой печатью документы, не требующие нотариального заверения, в пределах своей компетенции;

осуществляет  учет, хранение и выдачу штампов и печатей организации;

хранит, ведет учет и осуществляет выдачу должностным лицам академии правоустанавливающих и учредительных документов;

систематизирует и хранит оригиналы организационно-распорядительных документов академии в соответствии с их сроками хранения;

осуществляет методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях академии, контроль за функционированием системы делопроизводства;

организует, координирует и контролирует деятельность других структурных подразделений академии по вопросам защиты служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

участвует в разработке нормативно-методических документов академии  по вопросам защиты служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования), разрабатывает должностные инструкции сотрудников секретариата;

принимает меры по выявлению и закрытию возможных каналов утечки служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

информирует начальника академии или лицо, исполняющее его обязанности, о фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), либо разглашения этой информации для выяснения обстоятельств утраты или разглашения;

организует учет магнитных носителей с информацией с пометкой «Для служебного пользования»;

организует и ведет учет поступивших и разработанных  документов с пометкой «Для служебного пользования» в книгах и журналах учета установленной формы, их хранение, размножение, рассылку, уничтожение;

обеспечивает своевременное ознакомление поступивших  документов с пометкой «Для служебного пользования» адресатам и в соответствии с резолюциями руководства академии ознакомление с ними исполнителей;

организует работу приемной начальника академии;

организует прием граждан руководством академии;

организует прием, регистрацию, централизованный учет и направление поступающих в академию обращений граждан на рассмотрение в структурные подразделения в порядке, установленном действующим законодательством, и обеспечение контроля за своевременностью их рассмотрения;

регистрирует обращения граждан, поступающие в академию,  в системе ФГИС СЭД УИС и в журнале установленной формы;

обеспечивает деятельность комиссии по работе с обращениями граждан, осуществляет контроль за принятыми решениями;

осуществляет контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, сроков направления ответов заявителю;

обобщает, систематизирует и хранит материалы по работе с обращениями граждан;

представляет ежеквартально в ФКУ НИИИТ ФСИН России отчет по форме ФСИН-1 раздел 14 по обращениям граждан;

осуществляет прием дел постоянного срока хранения и по личному составу от структурных подразделений академии;

осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность архивных документов, образующихся в результате деятельности академии, для их использования  в научных, исторических, исследовательских целях, при решении социально-правовых вопросов сотрудниками академии;

контролирует соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

выдает  в установленном порядке дела, документы или копии документов сотрудникам академии, архивные справки;

осуществляет отбор и уничтожение журналов и дел с истекшими сроками хранения;

готовит и согласовывает с Главным архивным управлением по Рязанской области проект номенклатуры дел академии, сводные  описи дел постоянного срока хранения, положение об архиве академии, положение о постоянно действующей экспертной комиссии академии;

контролирует правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях академии, а также подготовку дел для передачи в архив академии;

организует методическое руководство организацией и ведением архивной работы в структурных подразделениях академии;

принимает описи на дела постоянного срока хранения и по личному составу, подлежащие сдаче в архив, от структурных подразделений академии;

организует и обеспечивает уничтожение документов, журналов и номенклатурных дел с истекшими сроками хранения в соответствии с действующим законодательством;

готовит предложения руководству академии о принятии мер дисциплинарного воздействия в отношении лиц, нарушающих требования нормативных документов, ведения несекретного служебного делопроизводства, а также работы с обращениями граждан в академии;

выполняет иные функции, связанные с обеспечением защиты государственной тайны и служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования), работы с обращениями граждан, а также архивной работы.

Начальник секретариата выполняет отдельные поручения начальника академии (лица, исполняющего его обязанности).