Секретариат является самостоятельным структурным подразделением академии, организующим документационное обеспечение ее деятельности, осуществляющим контроль за состоянием работы по защите государственной тайны, ведением делопроизводства, архивного дела, исполнения писем, жалоб и заявлений граждан.
Положение о секретариате федерального казенного образовательного учреждения высшего образования "Академии права и управления Федеральной службы исполнения наказаний" утверждено приказом начальника академии от 15.12.2020 № 682.
Основными задачами секретариата являются:
документационное ведение несекретного делопроизводства;
обеспечение установленного в академии режима секретности при проведении работ со сведениями, составляющими государственную тайну (начальник секретариата и начальник архива);
обеспечение защиты государственной тайны (начальник секретариата и начальник архива), служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);
создание надежной системы разграничения доступа к носителям сведений, составляющих государственную тайну (начальник секретариата и начальник архива), а также к документам с пометкой «Для служебного пользования»;
организация и контроль деятельности всех структурных подразделений академии по защите служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);
учет и хранение правоустанавливающих и учредительных документов академии (устав, свидетельство, лицензии и документы на право ведения образовательной деятельности в сфере высшего образования и аккредитации специальностей и направлений подготовки);
хранение и использование первой мастичной гербовой печати;
организация приема граждан, а также организация своевременного рассмотрения поступающих обращений, заявлений, жалоб граждан и организаций, обеспечение контроля за своевременностью их рассмотрения;
организация и ведение архивной работы в академии.
Основными функциями секретариата являются:
обеспечивает своевременное рассмотрение и подготовку служебных документов на доклад начальнику академии, а также направление поступивших служебных документов, не требующих доклада начальнику академии, на рассмотрение заместителям начальника академии и начальникам структурных подразделений;
ведет учет поручений начальника академии по рассмотренным служебным документам и обеспечение их направления в соответствующие структурные подразделения академии;
ведет делопроизводство в федеральной государственной информационной системе «Электронный документооборот уголовно-исполнительной системы» в учреждениях и органах УИС (далее – ФГИС СЭД УИС) в части регистрации поступающей в академию корреспонденции, доклада начальнику академии и передачи исполнителям входящих документов, нормативно-правовых актов, обращений граждан, внутренних документов, организационно-распорядительных документов;
осуществляет контроль за соблюдением сроков и порядка исполнения контрольных документов, в том числе организационно-распорядительных и иных документов ФСИН России;
организует получение входящей и отправки исходящей несекретной служебной корреспонденции через Отдел Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Рязани, Управление специальной связи по Рязанской области, Управление федеральной почтовой связи Рязанской области и по ФГИС СЭД УИС;
организует работу по заключению государственных контрактов на приобретение почтовых марок, а также отправку несекретной служебной корреспонденции;
обобщает сведения, полученные от структурных подразделений академии, об объемах документооборота, систематический анализ служебной переписки, составление единой сводки;
подготавливает на основании предложений структурных подразделений академии сводную номенклатуру дел, представляет ее на рассмотрение в экспертную комиссию и утверждение начальнику академии;
1 раз в полугодие представляет в управление делами ФСИН России сведения об объемах документооборота в академии;
представляет предложения руководству академии по возможным путям оптимизации объемов документооборота;
осуществляет учет журналов;
в соответствии со сводной номенклатурой дел академии заводит необходимые дела и журналы;
заверяет первой мастичной гербовой печатью документы, не требующие нотариального заверения, в пределах своей компетенции;
осуществляет учет, хранение и выдачу штампов и печатей организации;
хранит, ведет учет и осуществляет выдачу должностным лицам академии правоустанавливающих и учредительных документов;
систематизирует и хранит оригиналы организационно-распорядительных документов академии в соответствии с их сроками хранения;
осуществляет методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях академии, контроль за функционированием системы делопроизводства;
организует, координирует и контролирует деятельность других структурных подразделений академии по вопросам защиты служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);
участвует в разработке нормативно-методических документов академии по вопросам защиты служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования), разрабатывает должностные инструкции сотрудников секретариата;
принимает меры по выявлению и закрытию возможных каналов утечки служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);
информирует начальника академии или лицо, исполняющее его обязанности, о фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), либо разглашения этой информации для выяснения обстоятельств утраты или разглашения;
организует учет магнитных носителей с информацией с пометкой «Для служебного пользования»;
организует и ведет учет поступивших и разработанных документов с пометкой «Для служебного пользования» в книгах и журналах учета установленной формы, их хранение, размножение, рассылку, уничтожение;
обеспечивает своевременное ознакомление поступивших документов с пометкой «Для служебного пользования» адресатам и в соответствии с резолюциями руководства академии ознакомление с ними исполнителей;
организует работу приемной начальника академии;
организует прием граждан руководством академии;
организует прием, регистрацию, централизованный учет и направление поступающих в академию обращений граждан на рассмотрение в структурные подразделения в порядке, установленном действующим законодательством, и обеспечение контроля за своевременностью их рассмотрения;
регистрирует обращения граждан, поступающие в академию, в системе ФГИС СЭД УИС и в журнале установленной формы;
обеспечивает деятельность комиссии по работе с обращениями граждан, осуществляет контроль за принятыми решениями;
осуществляет контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, сроков направления ответов заявителю;
обобщает, систематизирует и хранит материалы по работе с обращениями граждан;
представляет ежеквартально в ФКУ НИИИТ ФСИН России отчет по форме ФСИН-1 раздел 14 по обращениям граждан;
осуществляет прием дел постоянного срока хранения и по личному составу от структурных подразделений академии;
осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность архивных документов, образующихся в результате деятельности академии, для их использования в научных, исторических, исследовательских целях, при решении социально-правовых вопросов сотрудниками академии;
контролирует соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов сотрудникам академии, архивные справки;
осуществляет отбор и уничтожение журналов и дел с истекшими сроками хранения;
готовит и согласовывает с Главным архивным управлением по Рязанской области проект номенклатуры дел академии, сводные описи дел постоянного срока хранения, положение об архиве академии, положение о постоянно действующей экспертной комиссии академии;
контролирует правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях академии, а также подготовку дел для передачи в архив академии;
организует методическое руководство организацией и ведением архивной работы в структурных подразделениях академии;
принимает описи на дела постоянного срока хранения и по личному составу, подлежащие сдаче в архив, от структурных подразделений академии;
организует и обеспечивает уничтожение документов, журналов и номенклатурных дел с истекшими сроками хранения в соответствии с действующим законодательством;
готовит предложения руководству академии о принятии мер дисциплинарного воздействия в отношении лиц, нарушающих требования нормативных документов, ведения несекретного служебного делопроизводства, а также работы с обращениями граждан в академии;
выполняет иные функции, связанные с обеспечением защиты государственной тайны и служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования), работы с обращениями граждан, а также архивной работы.
Начальник секретариата выполняет отдельные поручения начальника академии (лица, исполняющего его обязанности).