Задачи и функции

Положение о секретариате федерального казенного образовательного учреждения высшего образования "Академии права и управления Федеральной службы исполнения наказаний" утверждено приказом врио начальника академии от 26.12.2023 № 861. 

Положение о секретариате

Основными задачами секретариата являются:

ведение несекретного делопроизводства;

обеспечение установленного в академии режима секретности при проведении работ со сведениями, составляющими государственную тайну (начальник секретариата и начальник архива);

обеспечение защиты государственной тайны (начальник секретариатаи начальник архива), служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

создание надежной системы разграничения доступа к носителям сведений, составляющих государственную тайну (начальник секретариата и начальник архива), а также к документам с пометкой «Для служебного пользования»;

организация и контроль деятельности всех структурных подразделений академии по защите служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

учет и хранение правоустанавливающих и учредительных документов академии (устав, свидетельство, лицензии и документы на право ведения образовательной деятельности в сфере высшего образования и аккредитации специальностей и направлений подготовки);

хранение и использование первой мастичной гербовой печати;

организация приема граждан, а также организация своевременного рассмотрения поступающих обращений, заявлений, жалоб граждан и организаций, обеспечение контроля за своевременностью их рассмотрения;

организация и ведение архивной работы в академии.

Основными функциями секретариата являются:

обеспечивает своевременное рассмотрение и подготовку служебных документов на доклад начальнику академии, а также направление поступивших служебных документов, не требующих доклада начальнику академии, на рассмотрение заместителям начальника академии и начальникам структурных подразделений;

ведет учет поручений начальника академии по рассмотренным служебным документам и обеспечение их направления в соответствующие структурные подразделения академии;

ведет делопроизводство в федеральной государственной информационной системе «Электронный документооборот уголовно-исполнительной системы» в учреждениях и органах УИС (далее – ФГИС СЭД УИС) в части регистрации поступающей в академию корреспонденции, доклада начальнику академии и передачи исполнителям входящих документов, нормативно-правовых актов, обращений граждан, внутренних документов, организационно-распорядительных документов;

осуществляет контроль за соблюдением сроков и порядка исполнения контрольных документов, в том числе организационно-распорядительных и иных документов ФСИН России;

организует получение входящей и отправку исходящей несекретной служебной корреспонденции через Отдел Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Рязани, Управление специальной связи по Рязанской области, Управление федеральной почтовой связи Рязанской области и по ФГИС СЭД УИС;

организует работу по заключению государственных контрактов на приобретение почтовых марок, а также отправку несекретной служебной корреспонденции;

обобщает сведения, полученные от структурных подразделений академии, об объемах документооборота, систематический анализ служебной переписки, составление единой сводки;

подготавливает на основании предложений структурных подразделений академии сводную номенклатуру дел, представляет ее на рассмотрение в экспертную комиссию и утверждение начальнику академии;

1 раз в полугодие представляет в Управление делами ФСИН России сведения об объемах документооборота в академии;

представляет предложения руководству академии о возможных путях оптимизации объемов документооборота;

осуществляет учет журналов;

в соответствии со сводной номенклатурой дел академии заводит необходимые дела и журналы;

заверяет первой мастичной гербовой печатью документы, не требующие нотариального заверения, в пределах своей компетенции;

осуществляет  учет штампов и печатей организации;

хранит, ведет учет и осуществляет выдачу должностным лицам академии правоустанавливающих и учредительных документов;

систематизирует и хранит оригиналы организационно-распорядительных документов академии в соответствии с их сроками хранения;

осуществляет методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях академии, контроль за функционированием системы делопроизводства;

организует, координирует и контролирует деятельность других структурных подразделений академии по вопросам защиты служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

участвует в разработке нормативно-методических документов академии  по вопросам защиты служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования), разрабатывает должностные инструкции сотрудников секретариата;

принимает меры по выявлению и закрытию возможных каналов утечки служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования);

информирует начальника академии или лицо, исполняющее его обязанности, о фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), либо разглашения этой информации для выяснения обстоятельств утраты или разглашения;

организует учет магнитных носителей с информацией с пометкой «Для служебного пользования»;

организует и ведет учет поступивших и разработанных  документов с пометкой «Для служебного пользования» в книгах и журналах учета установленной формы, их хранение, размножение, рассылку, уничтожение;

обеспечивает своевременное ознакомление поступивших  документовс пометкой «Для служебного пользования» адресатов и в соответствии с резолюциями руководства академии ознакомление с ними исполнителей;

организует работу приемной начальника академии;

организует прием граждан руководством академии;

организует прием, регистрацию, централизованный учет и направление поступающих в академию обращений граждан на рассмотрение в структурные подразделения в порядке, установленном действующим законодательством,и обеспечение контроля за своевременностью их рассмотрения;

регистрирует обращения граждан, поступающие в академию,  в системе ФГИС СЭД УИС и в журнале установленной формы;

обеспечивает деятельность комиссии по работе с обращениями граждан, осуществляет контроль за принятыми решениями;

осуществляет контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, сроков направления ответов заявителю;

обобщает, систематизирует и хранит материалы по работе с обращениями граждан;

представляет ежеквартально в ФКУ НИИИТ ФСИН России отчет по форме ФСИН-1 раздел 14 по обращениям граждан;

осуществляет прием дел постоянного срока хранения и по личному составу от структурных подразделений академии;

осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность архивных документов, образующихся в результате деятельности академии, для их использования  в научных, исторических, исследовательских целях, при решении социально-правовых вопросов сотрудниками академии;

контролирует соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

выдает  в установленном порядке дела, документы или копии документов сотрудникам академии, архивные справки;

осуществляет отбор и уничтожение журналов и дел с истекшими сроками хранения;

готовит и согласовывает с Главным архивным управлением по Рязанской области проект номенклатуры дел академии, сводные  описи дел постоянного срока хранения, Положение об архиве академии, Положение о постоянно действующей экспертной комиссии академии;

контролирует правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях академии, а также подготовку дел для передачи в архив академии;

организует методическое руководство организацией и ведением архивной работы в структурных подразделениях академии;

принимает описи на дела постоянного срока хранения и по личному составу, подлежащие сдаче в архив, от структурных подразделений академии;

организует и обеспечивает уничтожение документов, журналов и номенклатурных дел с истекшими сроками хранения в соответствиис действующим законодательством;

готовит предложения руководству академии о принятии мер дисциплинарного воздействия в отношении лиц, нарушающих требования нормативных документов, ведения несекретного служебного делопроизводства, а также работы с обращениями граждан в академии;

выполняет иные функции, связанные с обеспечением защиты государственной тайны и служебной информации ограниченного распространения (для служебного пользования), работы с обращениями граждан, а также архивной работы.

Дата последнего обновления: 22.01.2024 11:15

архив новостей

« Март
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
26 27 28 29 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31
2024 2023 2022  
ИНТЕРНЕТ-ПРИЕМНАЯ Напишите нам электронное письмо

Телефон доверия

Информационный буклет для абитуриента

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ПЕНИТЕНЦИАРНЫЙ ФОРУМ «ПРЕСТУПЛЕНИЕ, НАКАЗАНИЕ, ИСПРАВЛЕНИЕ»

ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ COVID-19

Поступление в вуз онлайн

консультационно-контактный центр по вопросам поступления в Академию ФСИН России

ЕЖЕМЕСЯЧНИК

"Я ПОДОЗРЕВАЮ, ЧТО..."

НЕДЕЛЯ ТВОРЧЕСТВА